Datenschutzerklärung
Stand: 05.10.2026
Geltungsbereich: Webdienst app.wissmit-hub.de (Plattform für Kanzleien und WissMits) sowie der allgemeine Webauftritt wissmit-hub.de.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
WissMit Hub GmbH
Breite Straße 27
40213 Düsseldorf
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Frederik Schnell.
Handelsregister: Amtsgericht Düsseldorf, HRB 108855. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 27a UStG): DE456244614.
Telefon: +49 151 55301376
Allgemeiner Kontakt: kontakt@wissmit-hub.de
Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: datenschutz@wissmit-hub.de
2. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen): für die Nutzung der Plattform und die Abwicklung der einzelnen Aufträge.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): insbesondere für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie die Rechenschafts- und Sicherheitspflichten nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): für IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und die Nachvollziehbarkeit von Auftragsabläufen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): nur für freiwillige Angaben mit ausdrücklicher Zustimmung.
- Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung): soweit wir Mandantendaten weisungsgebunden im Auftrag einer Kanzlei verarbeiten (Abschnitt 14).
Konkrete Speicherfristen finden Sie in Abschnitt 15.
3. Zugriff auf die Plattform
3.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf der Plattform erhebt unser Hosting-Dienstleister IONOS automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse und Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser-Typ, Betriebssystem und Referrer-Adresse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung des Dienstes, Fehleranalyse, IT-Sicherheit).
Speicherdauer: 30 Tage.
3.2 Cookies
Für die Anmeldung verwenden wir ein technisch erforderliches Cookie. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
| Cookie | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| __Secure-better-auth.session_token | Anmelde-Session (signiertes Session-Token) | 7 Tage |
| Einwilligungsstatus (im Browser gespeichert) | speichert Ihre Auswahl im Einwilligungsfenster | 12 Monate |
Ihre Auswahl im Einwilligungsfenster speichern wir in Ihrem Browser; auch das ist technisch erforderlich. Auf unseren öffentlichen Seiten setzen wir außerdem mit Ihrer Einwilligung das Meta-Pixel ein (Abschnitt 3.3).
3.3 Messung unserer Werbeanzeigen (Meta-Pixel)
Nur mit Ihrer Einwilligung und nur auf unseren öffentlichen Seiten (Startseite, Seite für WissMits, Rechtstexte) setzen wir das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein. Im Anmeldebereich, bei der Registrierung und bei Aufträgen ist es nie aktiv. Das Pixel erfasst Seitenaufrufe und Klicks auf diesen Seiten, Ihre IP-Adresse sowie Angaben zu Browser und Gerät und setzt dafür ein Cookie. So sehen wir, ob unsere Anzeigen auf Instagram und Facebook wirken, und können Besuchern unserer Seiten dort erneut Anzeigen zeigen. Für die Erhebung und Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO), die weitere Verarbeitung verantwortet Meta allein. Meta kann Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Widerruf: jederzeit über „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite.
Speicherdauer: Cookie 90 Tage.
4. Registrierung und Nutzerkonto
4.1 Kanzlei-Konten
Beim Anlegen eines Kanzlei-Kontos erheben wir Vor- und Nachname des registrierenden Kanzlei-Vertreters, geschäftliche E-Mail-Adresse und Passwort (gespeichert ausschließlich als kryptografischer Hash). Im Onboarding kommen die Stammdaten der Kanzlei hinzu (Firmierung, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, Rechnungs-E-Mail-Adresse).
Zur Kontoaktivierung versenden wir eine Bestätigungs-Mail; der Link ist 24 Stunden gültig, danach können Sie über die Anmeldeseite eine neue Bestätigungs-Mail anfordern.
Zwecke: Identifizierung, Authentifizierung, Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei steuerlichen Pflichtdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
4.2 WissMit-Konten
Beim Anlegen eines WissMit-Kontos erheben wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht) und Spezialisierung. Zur Vergütungsabwicklung kommen Bankverbindung und Steuernummer oder USt-IdNr. hinzu sowie die elektronisch dokumentierte Verschwiegenheits- und Datenschutz-Verpflichtung gemäß Anlage 4 zum AVV (Abschnitt 14).
Ihr freigegebenes Profil (berufliche Angaben und, sofern Sie eines hochladen, Ihr Foto) wird beauftragenden Kanzleien angezeigt. Eine Bewertung, Einstufung oder Rangfolge von WissMits findet nicht statt.
Zwecke: Identifizierung, Durchführung der Rahmenvereinbarung und der Einzelaufträge, Vergütungsabwicklung, Dokumentation der Sub-Auftragsverarbeitung gegenüber Kanzleien.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei steuer- und sozialrechtlichen Pflichtdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
4.3 Bewerbung als WissMit
Die Anmeldung als WissMit setzt eine Bewerbung und Freischaltung durch die WissMit Hub GmbH voraus. Die übermittelten Daten (Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Spezialisierungsangaben) werden zur Eignungsprüfung verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich).
Speicherdauer: Bei Annahme zur Vertragsdurchführung; bei Ablehnung 6 Monate (Beweissicherung nach dem AGG), danach Löschung.
5. Auftragsabwicklung
5.1 Auftrag der Kanzlei
Wenn eine Kanzlei einen Auftrag anlegt, verarbeiten wir die im Auftragsformular eingegebenen Daten: Rechtsgebiet und Tätigkeitsart, Art und Umfang der Leistung, Akten-Umfang, Wunschtermin sowie Aufgabenstellung und Sachverhalt als Freitext; beim Individualauftrag zusätzlich das Festpreis-Angebot und dessen Annahme.
Freitextfelder sollten keine Direktidentifikatoren von Mandanten enthalten. Soweit Sie Mandantendaten einbringen, insbesondere in hochgeladenen Fall-Unterlagen (Abschnitt 7.1), verarbeiten wir diese ausschließlich als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag (Abschnitt 14).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mandantendaten Art. 28 DSGVO.
5.2 Zuweisung an WissMits
Aufträge werden ausschließlich durch die Geschäftsführung der WissMit Hub GmbH einem geeigneten WissMit zugewiesen; es gibt keinen frei zugänglichen Auftragspool und keine automatisierte Zuweisung. Der zugewiesene WissMit erhält Zugriff auf die Auftragsdaten einschließlich der Kanzlei-Bezeichnung. Er ist vertraglich und gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet (Rahmenvereinbarung, § 203 Abs. 4 StGB, Anlage 4 zum AVV). Gegenüber Mandanten der Kanzlei tritt der WissMit nicht in Erscheinung; die anwaltliche Mandatsbearbeitung bleibt vollständig bei der Kanzlei.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mandantendaten Art. 28 DSGVO (Sub-Auftragsverarbeitung).
5.3 Lieferung und Abnahme
Der WissMit lädt seine Arbeitsergebnisse in die Plattform hoch (Abschnitt 7.2). Die Kanzlei prüft, nimmt ab oder formuliert einen Korrekturwunsch als Freitext. Auch dieser Freitext kann personenbezogene Daten enthalten und unterliegt dann denselben Regeln wie die Auftragsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
5.4 KI-gestützte Fallaufnahme
Bei der Auftragsanlage leitet ein Sprachmodell aus Ihren Angaben zum Fall das Rechtsgebiet ab und schlägt es Ihnen vor. Texte für die Auftragsbearbeitung werden nicht durch KI erzeugt; der Auftragsbrief gibt ausschließlich Ihre Eingaben wieder. Übermittelt werden nur diese Freitext-Angaben, keine hochgeladenen Fall-Unterlagen. Betrieb durch unseren Auftragsverarbeiter IONOS (AI Model Hub) ausschließlich in Deutschland; kein Training mit Ihren Daten, keine dauerhafte Speicherung beim Anbieter. Der Vorschlag ist editierbar und wird vor dem Absenden von Ihnen bestätigt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mandantendaten Art. 28 DSGVO.
6. Kommunikation auf der Plattform
6.1 Auftragsbezogener Thread
Pro Auftrag existiert ein Nachrichten-Thread, sichtbar für Kanzlei, zugewiesenen WissMit und Hub-Administration, ergänzt um automatische System-Einträge (z. B. Status-Übergänge). Verarbeitet werden Nachrichten-Inhalte, Absender (Name, Rolle) und Zeitstempel.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: wie der zugehörige Auftrag (Abschnitt 15).
6.2 Privates Postfach (Hub und Kanzlei)
Zwischen der Hub-Administration und jeder Kanzlei besteht ein auftragsunabhängiger 1:1-Kanal für Onboarding- und organisatorische Fragen. Er ist für WissMits nicht zugänglich und enthält keine Auftrags- oder Mandantendaten. Verarbeitet werden Nachrichten-Inhalte, Absender, Lesestatus und Zeitstempel.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: bis zur Kontolöschung; geschäftsrelevante Inhalte 6 Jahre (§ 147 AO).
7. Dateispeicherung
7.1 Fall-Unterlagen der Kanzlei
Hochgeladene Fall-Unterlagen liegen im privaten Object-Storage unseres Infrastruktur-Dienstleisters IONOS in Deutschland und werden auf Anwendungsebene verschlüsselt (Envelope-Verschlüsselung, AES-256-GCM); sie liegen ausschließlich als Chiffrat. Zugriff erfolgt nur über eine authentifizierte, auftragsbezogene Download-Prüfung; öffentliche oder vorsignierte Links werden nicht vergeben. Zugriff haben die Kanzlei (eigene Aufträge), der zugewiesene WissMit (nur zugewiesene Aufträge) und die Hub-Administration.
Dateityp: PDF, bis 25 MB pro Datei (damit der Umfang der Akte zuverlässig ermittelt werden kann).
Speicherdauer: sechs Monate nach Abschluss des Auftrags, auf Anforderung der Kanzlei früher (Abschnitt 15).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mandantendaten Art. 28 DSGVO.
7.2 Arbeitsergebnisse des WissMit
Die gelieferten Arbeitsergebnisse liegen im selben verschlüsselten Speicher, getrennt nach Lieferrunde, mit denselben Zugriffsregeln. Erlaubte Dateitypen: PDF, DOCX, ODT, XLSX, XLS, ODS, ZIP, JPG, PNG, bis 25 MB pro Datei.
7.3 Rechnungen und Gutschriften
Rechnungs- und Gutschrift-PDFs liegen in einem separaten verschlüsselten Speicherbereich; Zugriff hat ausschließlich der jeweilige Empfänger sowie die Hub-Administration. Speicherdauer: Abschnitt 15.
8. Rechnungsstellung und Vergütung
Rechnung an die Kanzlei. Nach Abnahme eines Werks erstellt die Plattform automatisch eine Rechnung nach § 14 UStG mit Firmierung, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer der Kanzlei, Auftragsbezug, Beträgen, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Zahlungsziel. Die Rechnung wird per E-Mail an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse versandt und im Kanzlei-Konto bereitgestellt.
SEPA-Lastschrifteinzug. Der Rechnungsbetrag wird per SEPA-Lastschrift eingezogen, frühestens zwei Werktage nach dem Rechnungsdatum; hierzu erteilt die Kanzlei beim Onboarding ein Lastschriftmandat. Mandats- und Zahlungsabwicklung erfolgen über unseren Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Niederlande, EU); übermittelt werden Name und IBAN des Kontoinhabers sowie Zahlungs- und Abgleichsdaten. Die Bankverbindung wird plattformseitig nur maskiert vorgehalten; das Mandat führt der Zahlungsdienstleister. Mollie verarbeitet diese Daten als eigenständig Verantwortliche (Abschnitt 12).
Vergütung der WissMits. Für jedes abgenommene Werk erstellt die Plattform eine Gutschrift an den WissMit (§ 14 Abs. 2 UStG) mit Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Auftragsbezug und Betrag. Die Auszahlung erfolgt per SEPA-Überweisung über unser Geschäftskonto; dabei werden Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck an das kontoführende Kreditinstitut übermittelt, das diese Daten eigenverantwortlich verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (umsatzsteuerliche und handelsrechtliche Pflichten).
9. E-Mail-Versand
Wir versenden ausschließlich transaktionale E-Mails, die durch Ihr Konto oder einen Auftrag ausgelöst werden: zu Konto und Sicherheit (Kontobestätigung, Passwort, Vertragsfassungen), zum Auftragsablauf (Eingang, Angebot, Zuweisung, Annahme, Lieferung, Nachbesserung, Abnahme, neue Nachrichten ohne Inhaltsvorschau), zu Fristen (Erinnerungen vor Ablauf von Annahme-, Prüf- und Zahlungsfristen), zur Abrechnung (Rechnungen, Zahlungsaufforderungen, Gutschriften), zur Bewerbung und Freischaltung sowie Betriebsmeldungen an die Hub-Administration. Newsletter oder Werbe-E-Mails versenden wir nicht.
Für den Versand nutzen wir Lettermint (Lettermint B.V., Niederlande), einen EU-Anbieter mit Verarbeitung in den Niederlanden und Sicherungskopien in Deutschland. An Lettermint übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name des Empfängers und Mail-Inhalt (gegebenenfalls mit PDF-Anhang). Wir erfahren, ob eine Mail zugestellt oder abgewiesen wurde; Öffnungen und Klicks werden nicht erfasst. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Rechnungsmails ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
10. Kontaktanfragen
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Beantwortung der Anfrage. Unsere Postfächer betreibt Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365, EU Data Boundary, Speicherort Deutschland).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Anfragen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sonstige Anfragen).
Speicherdauer: bis zur Erledigung; Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO).
10.1 Terminbuchung und Gespräche
Gespräche mit uns können Sie über Calendly buchen (Calendly, Inc., Buford, USA). Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Angaben im Buchungsformular und den Termin. Videogespräche führen wir über Zoom (Zoom Communications, Inc., San Jose, USA); verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Verbindungsdaten sowie Bild und Ton während des Gesprächs, aufgezeichnet wird nicht. Beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, mit beiden bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Speicherdauer: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage; kommt eine Zusammenarbeit zustande, gelten die Fristen in Abschnitt 15.
11. Verarbeitungsprotokoll
Zur Nachvollziehbarkeit der Auftragsabläufe protokolliert die Plattform die wesentlichen Schritte eines Auftrags (Anlage, Zuweisung, Lieferung, Abnahme, Rechnung) mit Zeitstempel, Auftrags-ID sowie Nutzer-ID und Rolle des Handelnden. Inhaltliche Volltexte werden nicht protokolliert. Zugriff hat ausschließlich die Hub-Administration.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: solange der zugehörige Auftrag gespeichert ist.
12. Empfänger personenbezogener Daten / Subprozessoren
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:
| Anbieter | Zweck | Sitz / Verarbeitungsort |
|---|---|---|
| IONOS SE | Hosting, Managed-Datenbank, Object-Storage | Deutschland |
| IONOS SE, AI Model Hub | Ableitung des Rechtsgebiets aus den Freitext-Angaben zum Fall | Deutschland (selbst betriebene Sprachmodelle) |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | E-Mail-Postfächer (Microsoft 365) | EU Data Boundary (Speicherort Deutschland) |
| Lettermint B.V. | Transaktionale E-Mails | Niederlande (EU), Sicherungskopien in Deutschland |
| Calendly, Inc. | Terminbuchung | USA (EU-US Data Privacy Framework) |
| Zoom Communications, Inc. | Videogespräche | USA (EU-US Data Privacy Framework) |
| WissMit-Netzwerk (selbstständige Juristinnen und Juristen) | Bearbeitung des Auftrags, für den die Person jeweils vorgesehen ist, als Sub-Auftragsverarbeiter der Kanzlei; Einbeziehung nach AVV § 8 Abs. 2 pauschal genehmigt | Deutschland, verschlüsselte Verarbeitung über die Plattform |
Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO; die WissMits sind über die Rahmenvereinbarung und Anlage 4 zum AVV verpflichtet.
Eigenverantwortliche Empfänger: Für das SEPA-Lastschriftverfahren übermitteln wir Mandats-, Zahlungs- und Abgleichsdaten an die Mollie B.V., Amsterdam (EU), die diese Daten als eigenständig Verantwortliche verarbeitet; für die Auszahlung von Gutschriften Überweisungsdaten an unser kontoführendes Kreditinstitut. Mandantendaten werden in beiden Fällen nicht übermittelt.
Die vollständige und stets aktuelle Subprozessoren-Liste mit Verarbeitungsort, Datenkategorien und Schutzmaßnahmen finden Sie unter https://app.wissmit-hub.de/datenschutz/subprozessoren. Bei Änderungen werden Kanzleien gemäß AVV vorab informiert (Widerspruchsrecht binnen 30 Kalendertagen, AVV § 8 Abs. 5).
13. Datenübermittlung in Drittländer
Hosting, Datenbank, Dateispeicher und KI-Fallaufnahme betreibt die IONOS SE ausschließlich in deutschen Rechenzentren; Lettermint und Mollie (beide Niederlande) sind reine EU-Anbieter. Einen Bezug zu Anbietern mit Sitz oder Konzernsitz außerhalb der EU gibt es bei den E-Mail-Postfächern über Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Mutterkonzern USA), bei Terminbuchung und Videogesprächen (Calendly und Zoom, beide USA) und beim Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Mutterkonzern USA). Die Übermittlung stützt sich jeweils auf den Angemessenheitsbeschluss 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework; Microsoft, Calendly, Zoom und Meta sind zertifiziert), bei Microsoft innerhalb der EU Data Boundary und ergänzend auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
14. Verarbeitung im Auftrag der Kanzlei (Art. 28 DSGVO)
Soweit eine Kanzlei personenbezogene Daten ihrer Mandanten in die Plattform einbringt, ist die Kanzlei Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und die WissMit Hub GmbH Auftragsverarbeiterin. Mit jeder Kanzlei wird beim Onboarding ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Der zugewiesene WissMit handelt als Sub-Auftragsverarbeiter; seine Einbeziehung ist mit dem AVV generell genehmigt, die Kanzlei hat nach Maßgabe des AVV ein Widerspruchsrecht gegen weitere Sub-Auftragsverarbeiter (AVV § 8 Abs. 4 und 5).
WissMits unterzeichnen vor dem ersten Auftrag elektronisch eine Verschwiegenheits- und Datenschutz-Verpflichtung (Anlage 4 zum AVV) mit ausdrücklicher Belehrung über die strafrechtliche Verantwortlichkeit nach § 203 Abs. 4 StGB als anwaltliche Gehilfin oder anwaltlicher Gehilfe.
Der vollständige AVV ist auf der Plattform einsehbar; das Begründungsmemo zur Konstruktion erhalten Sie auf Anfrage über datenschutz@wissmit-hub.de.
15. Aufbewahrung und Löschung
| Datenkategorie | Speicherdauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Konto-Daten (Profile) | bis zur Kontolöschung | Art. 17 DSGVO |
| Kanzlei-Stammdaten | 10 Jahre nach Vertragsende | § 257 HGB |
| Fall-Unterlagen der Kanzlei (Abschnitt 7.1) | 6 Monate nach Abschluss des Auftrags; auf Anforderung der Kanzlei früher | Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO, AVV |
| Auftragsdaten und Arbeitsergebnisse des WissMit | bis zur Kontolöschung; bei abgerechneten Aufträgen 10 Jahre nach Rechnungsstellung als Leistungsnachweis zur Rechnung | § 257 HGB |
| Rechnungen und Gutschriften (Datensatz und PDF) | 10 Jahre nach Ausstellung | § 257 HGB |
| Thread- und Postfach-Nachrichten | wie zugehöriger Auftrag bzw. bis zur Kontolöschung; geschäftsrelevante Inhalte 6 Jahre | § 147 AO |
| Verarbeitungsprotokoll (Abschnitt 11) | solange der zugehörige Auftrag gespeichert ist | Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO |
| Server-Logs (IONOS) | 30 Tage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Versandprotokolle bei Lettermint | nach den Standardfristen des Anbieters | AVV mit Lettermint |
| Terminbuchungen (Calendly) | bis zur Erledigung der Anfrage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Meta-Pixel-Cookie | 90 Tage, nur mit Einwilligung | § 25 Abs. 1 TDDDG |
| Bewerbungen abgelehnter WissMits | 6 Monate nach Ablehnung | Beweissicherung nach dem AGG |
| Kontaktanfragen | bis zur Erledigung; Geschäftsbriefe 6 Jahre | § 147 AO |
Für Rechnungen, Gutschriften und die zugehörigen Auftragsunterlagen wenden wir vorsorglich die zehnjährige Frist für Handelsbücher an (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB). Die von der Kanzlei hochgeladenen Fall-Unterlagen sind davon ausgenommen: Sie sind Mandantendaten, die wir nur im Auftrag der Kanzlei halten, und werden nach Abschluss des Auftrags innerhalb der genannten Frist gelöscht.
16. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@wissmit-hub.de.
Soweit Sie als Mandantin oder Mandant einer Kanzlei betroffen sind, richten Sie Ihre Rechte primär an die Kanzlei als Verantwortliche (Abschnitt 14); wir leiten Anfragen unverzüglich an die zuständige Kanzlei weiter.
17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für die WissMit Hub GmbH zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
https://www.ldi.nrw.de
18. Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der für Registrierung und Auftragsdurchführung erforderlichen Daten ist freiwillig, aber zur Nutzung der Plattform notwendig. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen und Aufträge nicht abwickeln.
19. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO einschließlich Profiling findet nicht statt. Die Auftragszuweisung an WissMits ist eine menschliche Entscheidung der Geschäftsführung. Die KI-gestützte Fallaufnahme (Abschnitt 5.4) unterstützt nur bei der Auftragsanlage und ist mit keiner Entscheidung mit rechtlicher Wirkung verbunden; die Auftragsangaben prüfen und bestätigen Sie vor dem Absenden selbst.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die rechtlichen Anforderungen oder unsere Leistungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir Kanzleien zusätzlich über das Privat-Postfach mit (Abschnitt 6.2).